تصميم ورقة المراسلة (أو خطاب رسمي) هو جزء أساسي من التواصل في بيئات العمل والمراسلات الشخصية الرسمية. يتطلب تصميم ورقة المراسلة أن تكون واضحة، مرتبة، وتعكس هوية المرسل (سواء كان فردًا أو شركة).
العناصر الأساسية لتصميم ورقة المراسلة:
1. الجزء العلوي:
- اسم الجهة أو المرسل:
- في حالة المؤسسات أو الشركات، يجب أن يكون اسم الجهة واضحًا في الجزء العلوي.
- في حالة المراسلات الشخصية، يتم وضع اسم الشخص في أعلى الورقة.
- الشعار (إن وجد):
- إذا كانت المراسلة من شركة أو مؤسسة، يجب أن يتضمن الشعار الخاص بالشركة. يتم وضع الشعار غالبًا في الزاوية العليا اليسرى أو في الوسط.
- بيانات الاتصال:
- العنوان الكامل (عنوان المؤسسة أو عنوان المرسل الشخصي).
- رقم الهاتف أو الفاكس.
- البريد الإلكتروني.
- رقم التسجيل التجاري (إذا كان خطابًا رسميًا لشركة):
- رقم التسجيل الضريبي أو أي بيانات قانونية أخرى قد تكون ذات صلة.
2. التاريخ:
- تاريخ كتابة الرسالة يجب أن يكون واضحًا.
- يُفضل وضع التاريخ في الزاوية العليا اليمنى أو تحت عنوان الجهة المرسلة مباشرةً.
3. بيانات المستلم:
- اسم المستلم:
- اسم الشخص أو الجهة التي يُرسل إليها الخطاب.
- الوظيفة أو المنصب (إن كان يتعلق بشخص):
- مثل “مدير عام” أو “مسؤول قسم المبيعات”.
- عنوان المستلم:
- عنوان المستلم يجب أن يكون واضحًا.
4. التحية:
- التحية المناسبة: مثل “عزيزي السيد/السيدة” أو “إلى من يهمه الأمر” أو “السادة الأعزاء”.
5. نص الرسالة:
- مقدمة الرسالة: يجب أن تتضمن جملة ترحيبية قصيرة وشكرًا للمستلم على وقتهم.
- محتوى الرسالة: يجب أن يكون النص مفصلًا وواضحًا، ويتم تقديم المعلومات بطريقة منطقية، مقسمة إلى فقرات.
- الختام: يجب أن تتضمن الرسالة ختامًا محترمًا، مثل “مع خالص التحية” أو “نحن في انتظار ردكم”.
6. التوقيع:
- اسم المرسل: كتابة اسم المرسل بالكامل.
- الوظيفة: إذا كانت المراسلة من جهة تجارية أو رسمية، يجب ذكر الوظيفة أو المنصب.
- التوقيع: إذا كان الخطاب رسميًا، يجب توقيع المرسل.
7. المرفقات (إن وجدت):
- إذا كان هناك مستندات أو وثائق مرفقة مع الخطاب، يجب ذكرها في أسفل الرسالة، مثل “مرفق: عقد العمل”، أو “مرفق: تقرير المبيعات”.
المراجعات
لا توجد مراجعات بعد.